Politique de protection des données à caractère personnel
Pour toutes questions relatives à l’utilisation de vos données à caractère personnel, vous pouvez directement contacter notre DPO en utilisant l’un des moyens suivants :
- Par courrier adressé à l’Espace ACORIS à l’attention du délégué de la protection des données :
6/8 Viaduc Kennedy – CS 44210 – 54042 NANCY Cedex - Par email : dpo@espace-acoris.fr
1. NOS ENGAGEMENTS POUR LA PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES
Vu le règlement (UE) n°2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) ;
Vu le rectificatif au règlement (UE) n°2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) JOUE L127 2 du 23/05/2018 ;
Vu la loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, dite « loi Informatique et Libertés ».
Dans le cadre de nos missions et afin de fournir des prestations de qualité à nos clients, nous sommes amenés à collecter, traiter et conserver des données à caractère personnel. Nous nous engageons à ce que les traitements de ces données, effectués en interne, soient conformes au règlement général sur la protection des données (RGPD) n°2016/679 ainsi qu’à la loi Informatique et Libertés.
Le RGPD impose des principes fondamentaux auxquels nous adhérons strictement dans le cadre de nos activités :
- Licéité, loyauté et transparence : Toutes les données à caractère personnel sont collectées et traitées de manière légale, loyale et transparente. Nos clients sont informés de la manière dont leurs données sont utilisées, et aucun traitement ne sera réalisé à leur insu.
- Limitation des finalités : La collecte de données est effectuée pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Nous veillons à ce que les données ne soient pas traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités.
- Minimisation des données : Seules les données strictement nécessaires aux objectifs sont collectées et traitées.
- Exactitude : Nous nous efforçons à maintenir les données exactes et, si nécessaire, de les tenir à jour.
- Limitation de la conservation : Les données ne sont conservées que pour la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées.
- Intégrité et confidentialité : Des mesures de sécurité appropriées sont mises en place afin de garantir la protection des données contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle.
Nous nous engageons à protéger la vie privée de nos clients.
En conformité avec les réglementations précitées, chaque traitement de données à caractère personnel réalisé par nos soins repose sur une base légale appropriée.
Nous attachons une importance particulière à la transparence dans le traitement des données personnelles. Ainsi, chaque client est informé de manière claire des types de données collectées, de leurs finalités d’utilisation, des destinataires potentiels et des droits qu’ils peuvent exercer.
Nous collections notamment les informations suivantes :
2. LE RÔLE DU DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES : GARANT DE LA CONFORMITÉ
La protection des données à caractère personnel s’articule autour d’un acteur indispensable : le Délégué à la Protection des Données (DPO). Ses principales missions incluent :
- D’informer et de conseiller l’Espace qui procèdent au traitement des données personnelles sur les obligations qui leur incombent en vertu des réglementations précédemment citées.
- D’assurer la conformité des activités de traitement des données personnelles.
- De contrôler afin d’évaluer la conformité des processus de traitement des données personnelles.
- De coopérer avec l’autorité de contrôle, c’est-à-dire avec la CNIL.
- D’élaborer et de tenir à jour le registre des traitements de données personnelles.
- De répondre aux demandes et questions de toute personne quant aux traitements de ses données personnelles.
Afin de garantir le respect des droits de nos clients et de nos prospects en matière de protection des données personnelles, le DPO joue un rôle essentiel. En plus de ses missions, le DPO veille à ce que chaque prospect et client puisse exercer pleinement leurs droits conformément au RGPD. Parmi ces droits figurent :
Le droit à l’information : Toute personne a un droit de regard sur ses propres données.
Le droit d’accès : La personne concernée a le droit d’obtenir de de notre part la confirmation que ses données à caractère personnel la concernant sont ou ne sont pas traitées.
Le droit de rectification : La personne concernée a le droit d’obtenir de notre part, dans les meilleurs délais, la rectification de ses données à caractère personnel qui sont inexactes.
Le droit à l’effacement ou « droit à l’oubli » : La personne concernée a le droit d’obtenir du responsable du traitement l’effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel la concernant.
Le droit à la limitation du traitement : La personne concernée a le droit d’obtenir de notre part la limitation du traitement.
Le droit à la portabilité des données : La personne concernée a le droit de recevoir des données personnelles la concernant qu’elle a fournie à un responsable du traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et a le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que le responsable du traitement auquel les données à caractère personnel ont été communiquées y fasse obstacle.
Le droit d’opposition : La personne concernée a le droit de s’opposer à tout moment. Nous ne traitons plus ses données à caractère personnel, à moins que nous démontrions qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur ses intérêts et ses droits et libertés, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice.
Les droits peuvent être exercés à tout moment par la personne concernée ou par ses ayants droit, sur simple demande, par l’un des moyens exposés ci-dessous.
Il s’agit de droits personnels ainsi seule la personne concernée peut en faire la demande ou son représentant légal, ou en cas de décès ses héritiers légaux, sauf exceptions prévues par la loi.
Afin de garantir la sécurité des données à caractère personnel et de prévenir de toute demande frauduleuse, nous nous réservons le droit de vérifier l’authenticité de l’identité de la personne demandant l’exercice de ses droits en cas de doute. Ainsi, nous pourrons demander des documents complémentaires afin de s’assurer de la légitimité de la demande.
Afin d’exercer l’un de ces droits, vous pouvez contacter directement le DPO en utilisant l’un des moyens suivants :
Par courrier adressé à l’Espace ACORIS à l’attention du délégué de la protection des données : 6/8 Viaduc Kennedy – CS 44210 – 54042 NANCY Cedex
Par mail : dpo@espace-acoris.fr
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés malgré la prise de contact avec le DPO, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL par l’un de ces moyens :
Par courrier adressé à la CNIL : 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS Cedex 07
En ligne : www.cnil.fr
Dans le cas où la personne concernée exerce un ou plusieurs de ses droits, nous fournissons à la personne concernée les informations sur les mesures prises à la suite de la demande formulée, dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Au besoin, ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes. Nous informons la personne concernée de cette prolongation et des motifs du report dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.
3. USAGE COMMERCIAL DES DONNÉES PERSONNELLES ET COMMUNICATION COMMERCIALE
Nous nous efforçons d’offrir à nos clients des services adaptés à leurs besoins. Pour ce faire, nous utilisons les données issues des contrats passés afin d’améliorer et de personnaliser ses offres de services. Cette démarche nous permet d’informer nos clients des offres ou des prestations qui pourraient correspondre à leurs besoins.
Toutefois, nous respectons pleinement le choix de nos clients quant à la réception de communications commerciales. Ainsi, chaque client a la possibilité de choisir s’il souhaite être démarché ou non. Nous nous engageons à respecter cette préférence et garantit, que, dans tous les cas, aucune démarche commerciale ne sera réalisée sans le consentement explicite du client. Ils peuvent également s’y opposer à tout moment autant pour la prospection par courrier postal que pour la prospection téléphonique.
4. MESURES DE SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES
Nous mettons en place une organisation ainsi qu’une gestion des habilitations appropriées afin de garantir la confidentialité des données collectées, stockées et transmises. Nous protégeons et assurons la sécurité et la confidentialité des données personnelles de nos clients, conformément aux règlementations en vigueur. Pour ce faire, nous prenons toutes les précautions nécessaires afin d’éviter que ces données ne soient volées, déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
Nous veillons également à ce qu’aucun transfert de données personnelles ne soit effectué en dehors de la France ou vers des pays extérieurs à l’Espace Economique Européen dont les législations en matière de protection des données personnelles seraient moins strictes que celles de l’Union Européenne.
En cas de violation des données personnelles, nous notifions la violation en question à la CNIL et ce dans les meilleurs délais, dès la découverte de celle-ci. Si la violation des données personnelles est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et les libertés d’un client, nous informons, dans les meilleurs délais, la personne concernée de la violation de ses données personnelles.
5. ENCADREMENT DU PARTAGE DES DONNÉES PERSONNELLES
Nous pouvons être amené à partager les données personnelles de nos clients pour diverses raisons, telles que le respect d’une obligation légale ou réglementaire, la gestion d’un contentieux, ou encore la défense des droits de la société.
Nous ne communiquons les données personnelles de nos clients qu’aux seuls partenaires, prestataires ou organismes professionnels autorisés qui en ont besoin pour atteindre les finalités mentionnées ci-dessus. Nous veillons à ce que ces tiers offrent des garanties suffisantes en matière de protection de données personnelles.
Enfin, nous nous interdisons de vendre ou louer les données personnelles que nous collectons.
6. LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES DES PROSPECTS
Nos prospects bénéficient des mêmes droits que nos clients en ce qui concerne la protection des leurs données personnelles. Les informations collectées auprès de nos prospects sont traitées avec le même niveau de confidentialité et de sécurité. Elles sont conservées selon les dispositions légales en vigueur.
Les données personnelles peuvent être utilisées à des fins commerciales afin de proposer des offres susceptibles de répondre à leurs besoins. Toutefois, ils peuvent s’y opposer à tout moment autant pour la prospection par courrier postal que pour la prospection téléphonique.
Nous collectons notamment les informations suivantes quant aux prospects :
Nous nous engageons à ne pas transférer les données personnelles de nos prospects en dehors de la France ou vers des pays extérieurs à l’Espace Economique Européen dont les législations en matière de protection des données personnelles seraient moins strictes que celle de l’Union Européenne.
En tout état de cause, nous veillons à respecter les préférences des prospects en matière de communication, garantissant ainsi une relation respectueuse de leurs choix.